会社内の法的なルールである就業規則は労働基準監督署へ届け出る時に意見書が必要です。今回はこの意見書について解説して行きます。
意見書とは？
意見書（北海道労働局HP）とは就業規則の作成や変更をした時、その事業場（支社や店舗など）に従業員の過半数で構成される労働組合があればその労働組合、労働組合がなければ従業員の過半数を代表する方の意見を書いた書類です。会社側は就業規則を労働基準監督署へ届け出る時、意見書を就業規則に添付しなければなりません。そうすることで会社側と従業員とのトラブルを未然に防ぎ、円滑な会社と従業員の関係づくりを目指しています。意見を聴かなかった場合、30万円以下の罰金が科せられます。
意見書の基本的な記入例
意見書へ書く項目は以下の3点です。
・就業規則に対する意見 異議がない場合は「異議がありません。」などと書きます。異議がある場合は「第〇〇条は〇〇として頂きたいです。」などと書きます。
・労働組合の名称又は労働者の過半数を代表する者の職名、氏名 労働組合の名前か、過半数代表者の職名と名前を書きます。
・労働者の過半数を代表する者の選出方法 投票や挙手など民主的な方法で選んだ旨を書かなければなりません。
「異議あり」と「異議なし」の違い
意見書に全面的に異議ありとの旨が書かれていても意見書や就業規則の効力に問題はありません。そのまま労働基準監督署に提出できます。つまり、異議ありでも異議なしでも違いはありません。
意見書の詳細な要素
以前は氏名の横に押印が必要でしたが、近年の押印廃止の流れで押印は書類のデジタル化に馴染まないため、記名のみとなりました。
意見書を書いた時の日付は注意が必要です。労働組合か従業員の代表者の意見を聴いた日でなければなりません。でなければ、後々、意見を聴いていないと疑われることになります。
事業場ごとの意見書
就業規則は各事業場の事情に合わせることができます。そのため一つの会社でも事業場ごとに意見書が異なることは十分に考えられます。その方が各事業場に合わせた規則が生まれ、円滑な会社側と従業員の関係づくりを進めることができます。
まとめ
意見書に異議ありと書かれた場合でも法的に問題はありません。しかし、会社側と従業員の円滑な関係づくりや、法令違反を生み出さない土壌を作っていく上でも意見書は重要です。上手く活用して誰もが気持ち良く働ける職場を作って行きましょう。
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