ハイブリットワーク下での「定時決定」「随時改定」の実務を確認する

ハイブリッドワークが普及する中で、企業は従業員の働き方に合わせた労務管理と費用精算を行う必要があります。特に、「定時決定」と「随時改定」の実務について、具体的な事例を通じて理解することが重要です。本稿では、ハイブリッドワーク下での定時決定にまつわる実務と随時改定に関する実務について詳しく解説します。

定時決定にまつわる実務

1. 在宅勤務届

在宅勤務を行う従業員は、事前に在宅勤務届を提出することが一般的です。この届出には、在宅勤務の理由や期間、使用する機器などの情報が含まれます。企業はこれを基に在宅勤務の適正を判断し、承認を行います。また、在宅勤務届は労働時間の管理や労働環境の把握にも役立ちます。

2. ハイブリッドワーク中に出社した場合の交通費

ハイブリッドワークでは、在宅勤務と出社勤務が混在するため、出社日にかかる交通費の精算が必要です。出社した日の交通費は、実費精算とするケースが多く、事前に交通費申請書を提出することで、企業が交通費を支給します。

3. 通信費、光熱費等

在宅勤務において、従業員が使用する通信費や光熱費についても、企業側の負担が求められます。通信費や光熱費の精算方法は、以下の2つのパターンが考えられます。

月額で決まった金額を支給する場合：従業員に対して一定の金額を毎月支給し、通信費や光熱費に充ててもらう方法です。

請求明細を確認し、個々の利用実態に合わせて精算する場合：従業員が通信費や光熱費の請求明細を提出し、実際に使用した分だけを精算する方法です。

4. 事務用品、機器等の購入費用

在宅勤務に必要なパソコンや事務用品の購入費用についても、企業側の対応が必要です。以下の2つのケースが一般的です。購入したパソコンや事務用品を従業員に支給する場合：企業がパソコンや事務用品を購入し、従業員に支給します。この場合、従業員はその機器を業務に使用しますが、所有権は企業にあります。購入したパソコンや事務用品を従業員に貸与する場合：企業がパソコンや事務用品を購入し、従業員に貸与します。従業員は貸与された機器を使用し、業務を行いますが、使用期間終了後には機器を返却します。

5. レンタルオフィスやホテルの利用料等

ハイブリッドワークでは、レンタルオフィスやホテルの利用が必要な場合もあります。

この際の利用料については、以下のようなケースが考えられます。

ケース1

従業員が業務上必要な場合に限り、レンタルオフィスやホテルの利用料を企業が負担するケースです。利用目的や期間を明確にし、事前に申請を行うことで企業が費用を負担します。

ケース2

従業員が自己判断で利用する場合には、企業が利用料の一部を負担するケースです。この場合も、事前の申請と承認が必要となり、利用後に精算手続きを行います。

在宅勤務等手当

① 在宅勤務等手当が労働の対償として支払われる性質のもの在宅勤務等手当が、労働の対価として支払われる場合、給与と同様に取り扱われます。これは、在宅勤務によって発生する追加の労働負担に対する補償として支給されるものです。

② 在宅勤務等手当が、実費弁償分に当たるものである場合在宅勤務等手当が実費弁償として支給される場合、これは従業員が業務遂行に必要な費用を企業が負担する形になります。例えば、通信費や光熱費の一部がこれに該当します。

ハイブリットワーク中に出社した場合の交通費

① 該当労働日における労働契約における労働の提供地がオフィス棟の場合この場合、従業員が出社することが前提となっているため、通常の交通費として支給されます。事前に決められたルートや金額に基づいて支給されることが一般的です

② 該当労働日における労働契約における労務の提供地が自宅等の場合自宅を労務提供地とする労働契約の場合、出社が必要になった場合の交通費は、実費精算となります。この際、事前の申請と承認が求められることが多いです。

通信費、光熱費等

① 月額で決まった金額を支給している場合月額で一定の金額を支給する方法は、手続きが簡便であり、従業員にとっても予測がしやすいメリットがあります。企業は従業員の利用状況に関わらず一定額を支給します。

② 請求明細を確認し、個々の利用実態に合わせて精算している場合この方法は、実際に発生した費用を基に精算するため、より公平な負担が実現できます。従業員は請求明細を提出し、企業はその内容を確認して精算を行います。

事務用品、機器等の購入費用

① 在宅勤務等で使用するパソコンや事務用品を購入する費用について企業が負担して支払うケースであって、購入したパソコンや事務用品を従業員に支給する場合企業が機器を購入し、従業員に支給する場合、所有権は企業にありますが、従業員は業務に必要な機器を利用できます。

② 在宅勤務等で使用するパソコンや事務用品を購入する費用について、企業が負担して支払うケースであって、購入したパソコンや事務用品を従業員に貸与する場合企業が機器を購入し、従業員に貸与する場合、従業員は一定期間使用し、使用期間終了後には機器を返却します。

レンタルオフィスやホテルの利用料等

ケース1 業務上必要な場合、企業が全額負担するケースです。この場合、事前に利用目的と期間を申請し、企業からの承認を得た上で利用します。

ケース2 従業員の自己判断で利用する場合、企業が一部を負担するケースです。この場合も事前申請と承認が必要となります。

随時改定にまつわる実務

1. 通勤手当の支給方法の変更

ハイブリッドワークの普及により、従来の通勤手当の支給方法を見直す必要があります。出社日数が減少することで、定期券ではなく、実費精算に移行する企業が増えています。

2. 在宅勤務等手当、通信費等の額の変更

在宅勤務等手当や通信費の支給額も、従業員の実際の利用状況に応じて見直すことが求められます。これにより、従業員の負担を公平にし、企業の費用管理も適切に行うことができます。

ハイブリッドワークが広がる中で、企業は従業員の多様な働き方に対応し、適切な労務管理と費用精算を行うことが求められます。定時決定や随時改定に関する実務を理解し、適切に対応することで、企業と従業員の双方にとって働きやすい環境を整えることができます。

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