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時間の管理方法 : プロフェッショナルの条件⑯

自分の時間をどのように使っているか
『成果をあげる者は仕事からスタートしない。時間からスタートする。計画からもスタートしない。

何に時間がとられているかを明らかにすることからスタートする。



自分の時間をどのように使っているか

『成果をあげる者は仕事からスタートしない。時間からスタートする。計画からもスタートしない。

何に時間がとられているかを明らかにすることからスタートする。

次に、時間を管理すべく、自分の時間を奪おうとする非生産的な要求を退ける。

そして最後に、その結果得られた時間を大きくまとめる。

すなわち、時間を記録し、管理し、まとめるという三つの段階が、成果をあげるための時間管理の基本となる。』

私的には、何か行動を起そうとすると「計画からスタート」しちゃってました。反省です。

考え方をガラリと変えれるチャンスをいただきまして有難うございます♪

早速、時間管理の仕方を変えます!!!!

『時間を管理するには、まず自らの時間をどのように使っているかを知らなければならない。』


時間を無駄にする仕事
『成果には何も寄与しないが無視できない仕事に時間を取られる。

膨大な時間が、ほとんど、或いはまったく役に立たないことに費やされる。

仕事の多くは、たとえごくわずかの成果をあげるためであっても、まとまった時間を必要とする。

こま切れでは、まったく意味がない。

何も出来ず、やり直さなければならなくなる。』

言われてみて、確かに非生産的な仕事に時間を取られていることがあると気づきました。

言われないと分からないことってやっぱりありますよね。

そして何かをなそうと思ったら、まとまった時間が必要なんだと。

日々、このように勉強ができて感謝です!


時間をまとめる
『時間は、大きなまとまりにする必要がある。

小さなまとまりでは、いかに合計が多くとも役に立たない。

このことは、特に人と働く場合の時間の使い方についていえる。

人というものは時間の消費者であり、多くの時間の浪費者である。

人のために時間を数分使うことは、まったく非生産的である。』

『知識労働者には、自らの方向付けを自らさせなければならない。

何が、期待されているかを理解させなければならない。

自ら生み出すものを活用する人たちの仕事を理解させなければならない。

そのためには、多くの情報や対話や指導が必要となる。』

『話し合いがなければ、知識労働者は熱意を失い、ことなかれ主義に陥るか、自らの精力を専門分野のみ注ぎ、組織の機会やニーズとは無縁になっていく。』

この関係は、ある意味一般的な人間関係でも同じなのでは?

例えば、部下と上司という関係でなくても同じような気がします。

私どもがやっているLLPでも、多分同じですよね?

お互いの意思疎通って大事ですね。

『あらゆる組織が、仕事の関係と人間関係の複合の上に成り立っている。』

『組織が大きくなるほど、実際に使える時間は少なくなる。』

この言葉を読んだとき、思い出したドラッカーの言葉に『外の世界への奉仕という組織にとっての唯一の存在理由からして、人は少ないほど、組織が小さいほど、組織の中の活動は少ないほど、組織はより完全に近づく。』があります。
この二つの言葉には、お互いに重なっている部分があるんでしょうね。

『このような事態の重大な原因の1つは、高い生活水準というものが、創造と変革の経済を前提としているところにある。創造と変革は、時間に対して膨大な要求を突きつける。短時間のうちに考えたり、行ったりすることの出来るのは、既に行っていることを行うときだけである。』

このことは、私のような仕事でも当然あって、私が一番時間をとられているところでもあります。
確かにその通りだと思う。


時間の使い方を記録する
『時間をどのように使っているかを知り、続いて時間の管理に取り組むには、まず時間を記録する必要がある。』

『知識労働者においては、時間の活用と浪費の違いこそ、成果と業績に直接かかわる重大な問題である。
知識労働者が成果をあげるための第一歩は、実際の時間の使い方を記録することである。』


仕事を整理する
『時間の使い方は、練習によって改善する。

だが、たえず努力をしないかぎり、仕事に流される。

時間の記録の次に来る一歩は、体系的な時間の管理である。

時間を浪費する非生産的な活動を見つけ、排除していくことである。

そのためには、時間の使い方についての自己診断のために、いくつかの問いかけを自らに対して行っていく必要がある。

第一に、する必要のまったくない仕事(中略) 

問「まったくしなかったならば、何が起こるか」 

→  「何も起こらない」が答えであるならば、その仕事をやめよということになる。


第二に、問「他の人間でもやれることは何か」(中略)

→ 自らが行うべき仕事の委譲するのではなく、まさに自らが行うべき仕事に取り組む為に、人に出来ることを任せることは、成果をあげるうえで必要なことである。

第三に、自らがコントロールし、自らが取り除くことのできる時間浪費の原因を排除しなければならない。これは、自らが他の人の時間を浪費しているケースである。(中略)

     問「あなたの仕事に貢献せず、ただ時間を浪費させるようなことを、私は何かしているか」(中略)

不必要かつ非生産的な時間が多いことについては、あれもがよく知っている。しかし、じかんを整理することは恐れる。

間違って重要なことを整理してしまうのではないかと恐れる。

だが、そのような間違いは、ただちに訂正できる。

整理しすぎれば、すぐに分かる。』


マネジメントの欠陥がもたらす時間の浪費
ここは、組織だからこそあるマネジメント上の欠陥からの時間の浪費の話し。

『第一に、システムの欠陥や先見性の欠如からくる時間の浪費である。

ここにおいて発見すべき徴候は、周期的な混乱、繰り返される混乱である。

二度起こった混乱を再び起してはならない。(中略)

繰り返し起こる混乱は予知できる。

したがって、予防するか、事務的に処理できる日常の仕事にルーティン化しなければならない。

(中略)

繰り返し起こる混乱は、ずさんさと怠慢の兆候である。

(中略)

よくマネジメントされた組織は、日常はむしろ退屈な組織である。

そのような組織では、真に劇的なことは、昨日の尻拭いのための空騒ぎではない。

それは、明日をつくるための意思決定である。』

ある本で、本当のお金持ちは、退屈な決まりきったお金の運用を忍耐強くやっているようなことが書いていました。

しっかりマネジメントされたものが、一個人であれ、会社という組織であれ、退屈であるというこは同じなのかもしれませんね。

『第二に、人員過剰からくる時間の浪費である。(中略)
人員過剰についても、かなり信頼できる兆候がある。もし、組織の上のほうの人たちが、時間をある程度以上おそらくは一割以上を、人間関係、反目や摩擦、担当や協力に関わる問題に取られているならば、人が多すぎることはほとんど確実である。』

『第三に、組織構造の欠陥からくる時間の浪費である。その兆候は、会議の過剰である。

会議は元来、組織の欠陥を補完するためのものである。(中略)

何よりもまず、会議は原則ではなく、例外にしなければならない。

みなが会議をしている組織は、何事もなしえない組織である。』

『第四に、情報に関わる機能障害からくる時間の浪費である。』

『システムの欠陥や先見性の欠如、人員の過剰、組織構造の欠陥、情報の不全など、時間の浪費を招くマネジメント上の問題は、ただちに改善する必要がある。』


汝の時間を知れ
『時間を記録して分析し、仕事を整理するならば、重要な仕事に割ける時間を把握できる。』

『地位が上がるほど、官吏のしようがない時間、しかも、いかなる貢献ももたらさない時間の割合は多くなる。

組織が大きくなるほど、組織を機能させ生産的にするための時間ではなく、単に組織を維持し運営するための時間が多くなる。』

私の事務所の将来像をどのくらいの規模にするか?

それは私の1つの命題でもありましたが、この文に出会ってある意味自分を肯定することができました。

『時間管理の最終段階は、時間の記録と仕事の整理によってもたらされた自由な時間をまとめることである。(中略)

しかし、時間をまとめるための具体的な方法よりも、時間の管理に対するアプローチの仕方の方がはるかに重要である。

ほとんどの人たちは、二次的な仕事を後回しにすることによって自由な時間をつくろうとする。

そのようなアプローチの仕方では、たいしたことはできない。』

『時間の管理は継続的に行わなければならない。

継続的に時間の記録とり、定期的に仕事の整理をしなければならない。

そして、自由にできる時間の量を考え、重要な仕事については、締切を自ら設定しなければならない。』

『時間は稀少な資源である。

時間を管理できなければ、何も管理できない。

そのうえ、時間の分析は、自らの仕事を分析し、その仕事の中で何が本当に重要かを考えるうえでも、体系的かつ容易な方法である。

汝自身を知れとのむかしからの処方は、悲しい性の人間にとっては、不可能なほどにむずかしい。

しかしその気があれば、汝の時間を知れとの命題には、誰でも従えるはずである。

その結果、誰でも成果と貢献への道を歩める。』

時間管理に対して、軽く考えていた自分がいますが、もう一度決意して自己の時間管理をやっていきます。

一瞬一瞬の積み重ねが自分の人生を決めるからです!

自分に誇れる人生を歩みたいと思います。

(ドラッカー著 プロフェッショナルの条件より)

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